本記事は「キュビナ スターター版」をお使いの方向けとなります。

中学校で行う年度更新の作業手順をご案内します。

「年度更新」画面のアクセス方法
「年度更新」画面の説明
【生徒】フェーズ1. 卒業生の転出/アーカイブ
【生徒】フェーズ2. 転校生の転出
【生徒】フェーズ3. 利用終了者のアーカイブ
【生徒】フェーズ4. 新年度クラスの設定
【生徒】フェーズ5. 在校生の進級処理
【生徒】フェーズ6. 新入生の転入/新規登録
【生徒】使わないクラスの削除
【先生】STEP1. 異動・退任する先生の削除
【先生】STEP2. 着任する先生の新規登録

年度更新画面のアクセス方法

「年度更新」画面へのアクセス方法をご案内します。

年度更新は、Qubenaマネージャー［アカウント管理］の年度更新専用ページで行います。

1. 「管理者」の先生アカウントでQubenaマネージャーにログインします。

QubenaマネージャーのURLをブラウザに入力して、ログイン画面にアクセスします。
「管理者」の先生アカウントのログインID・パスワードを入力して、[ログイン] をクリックします。
GoogleメールアドレスやMicrosoftメールアドレスを登録している場合は、 [Googleでログイン]、[Microsoftでログイン] をクリックしてログインできます。

2. Qubenaマネージャー［アカウント管理］にアクセスします。

サイドメニューの「アカウント管理」をクリックします。
サイドメニューが表示されない場合は、画面左上の [≡] をクリックしてサイドメニューを表示できます。

※「アカウント管理」は、「管理者」の先生アカウントでログインしているときにのみ表示されます。

3. 「年度更新」画面へアクセスします。

サイドメニューの 「年度更新」 をクリックします。

「年度更新」画面の説明

「年度更新」画面の見方をご案内します。

「年度更新」画面では、年度更新作業の進捗状況を確認できます。
完了したフェーズには「?（チェックマーク）」が表示されます。関係学校の進捗状況を見て作業を進めてください。

【生徒】フェーズ1. 卒業生の転出/アーカイブ

卒業生（2025年度の中学3年生）の卒業処理を実施します。

登録済みの卒業生のアカウントをすべてアーカイブしてください。

※該当する​生徒が​いない​場合や、​先に​次の​フェーズを​実施したい​場合は、​ページ​最下部の​「この​フェーズを​スキップする」を​クリックしてください。​
※特別支援クラスなど、​「所属クラス」が​「特別支援」や​「その他」と​なっている​生徒は、この​フェーズには​表示されません。​これらの​生徒は、​フェーズ2または​フェーズ3で​処理を​行ってください。

1. 卒業生の転出/アーカイブ用のExcelテンプレートをダウンロードします。

[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。

2. 卒業生をアーカイブするためのExcelファイルを作成します。

ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。

※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。

 

アーカイブする卒業生は、H列「アーカイブ」の値を変更してください。

3. 作成したExcelファイルをアップロードします。

[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。

※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
 

4. Excelファイルの内容で一括処理をします。

一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。

5. このフェーズを完了にします。

「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、卒業生の転出/アーカイブは完了です。
すべての作業が終わっていれば、[次のフェーズへ] をクリックしてください。

※間違えてアーカイブした場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q4をご確認ください。

【生徒】フェーズ2. 転校生の転出

転校する生徒の転出処理を実施します。

※該当する​生徒が​いない​場合や、​先に​次の​フェーズを​実施したい​場合は、​ページ​最下部の​「この​フェーズを​スキップする」を​クリックしてください。​
※他の​自治体へ​転校する​生徒の​転出処理は​フェーズ3で​対応してください。

1. 転校生の転出用のExcelテンプレートをダウンロードします。 
 

作業をする学年を選択し、[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。

2. 転校生を転出処理するためのExcelファイルを作成します。

ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。

※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。

 

転出処理をする生徒は、H列「転出先の学校」の値を変更してください。

3. 作成したExcelファイルをアップロードします。

[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。

※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。

4. Excelファイルの内容で一括処理をします。

一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。

5. このフェーズを完了にします。

「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、転校生の転出処理は完了です。
すべての作業が終わっていれば、[次のフェーズへ] をクリックしてください。

※転出処理をしたアカウントは、転出先の学校で転入処理がされるまでは、現在の所属学校で「クラス所属なし」になります。
※転出処理を間違えた場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q3をご確認ください。

【生徒】フェーズ3. 利用終了者のアーカイブ

Qubenaを利用しない生徒のアーカイブを実施します。

※該当する​生徒が​いない​場合や、​先に​次の​フェーズを​実施したい​場合は、​ページ​最下部の​「この​フェーズを​スキップする」を​クリックしてください。​

1. 利用終了者のアーカイブ用のExcelテンプレートをダウンロードします。

作業をする学年を選択し、[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。

2. 生徒をアーカイブするためのExcelファイルを作成します。

ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。

※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。

 

アーカイブする生徒は、H列「アーカイブ」の値を変更してください。

3. 作成したExcelファイルをアップロードします。

[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。

※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。

4. Excelファイルの内容で一括処理をします。

一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。

5. このフェーズを完了にします。

「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、生徒のアーカイブは完了です。
すべての作業が終わっていれば、[次のフェーズへ] をクリックしてください。

※間違えてアーカイブした場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q4をご確認ください。

【生徒】フェーズ4. 新年度クラスの設定
 

新年度のクラス編成で増えるクラスを追加します。

※新年度に各学年のクラス数が変わらない場合は、作業の必要がないので、[次のフェーズへ] をクリックしてください。

1. 新年度に増えるクラスを追加します。

学年を選択した後、クラス名を入力し、[追加] をクリックします。

2. このフェーズを完了します。

クラスを追加し終えたら、[次のフェーズへ] をクリックしてください。

※新年度に使わないクラスは「【生徒】使わないクラスの削除」で削除します。

【生徒】フェーズ5. 在校生の進級処理

在校生（2026年度の中学2～3年生）の進級処理を実施します。

※進級処理を​実施しても、​児童・生徒に​新しい​クラスの​通知は​行われません。​また、​キュビナ上では​児童・生徒が​自分の​所属クラスを​確認する​画面は​ありません。

1. 在校生の進級処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。

作業をする学年をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
すべての学年を一度に作業する場合は、「進級処理をまとめて行う場合」 から一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。

※必ず上の学年から順番に作業をしてください。

2. 在校生を進級処理するためのExcelファイルを作成します。

ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。

※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。

 

進級処理をする生徒は、H列「新年度の所属クラス」の値を変更してください。

3. 作成したExcelファイルをアップロードします。

[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。

※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。

4. Excelファイルの内容で一括処理をします。

一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。

5. このフェーズを完了にします。

「進級処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、在校生の進級処理は完了です。
すべての作業が終わっていれば、チェックボックスにチェックを入れて、[次のフェーズへ] をクリックしてください。

【生徒】フェーズ6. 新入生の転入/新規登録

新入生（2026年度の中学1年生）や転入生の転入処理、Qubenaの利用を開始する生徒の新規登録を実施します。

1. 転入/新規登録用のExcelテンプレートをダウンロードします。

[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。

2. 新入生を転入/新規登録するためのExcelファイルを作成します。

ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。

※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。

 

転入処理をする生徒は、C列「追加方法」に「転入」と表示された行に生徒の情報を追加してください。

新規登録する生徒は、C列「追加方法」に「新規登録」と表示された行に生徒の情報を追加してください。

3. 作成したExcelファイルをアップロードします。

[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。

※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
 

4. Excelファイルの内容で一括処理をします。

一括処理の内容を確認し、[一括処理を開始] をクリックします。

5. アカウント情報をダウンロードし、このフェーズを完了します。

「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、新入生の転入/新規登録は完了です。
PDF形式とExcel形式の [ダウンロード] をクリックして、必ずアカウント情報をダウンロードしてください。

すべての作業が終わっていれば、 [年度更新を完了にする] にチェックを入れ、 [完了] をクリックしてください。

※セキュリティ上、一括処理の後に生徒のパスワードをQubenaマネージャー上で確認することができません。生徒のアカウント情報は、必ずお手元にお控えくださいますようお願いします。
※アカウント情報をダウンロードしそびれた場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q11をご確認ください。

【生徒】使わないクラスの削除

新年度に使わないクラスのクラス削除を実施します。

※新年度に各学年のクラス数が変わらない場合は、この作業をする必要はありません。
 

1. クラス一括登録/編集/削除機能で使わないクラスを削除します。
 

下記をご確認のうえ、使わないクラスを削除します。

• 「クラスを一括で登録・編集・削除する」> 「削除するクラス」

作業が完了したら「年度更新」画面に戻ってください。

【先生】フェーズ1. 異動・退任する先生の削除

異動・退任する先生のアカウントの削除を実施します。

※異動や退任する先生がいない場合は、この作業をする必要はありません。

1. 先生の​設定画面を​表示します。​

年度更新画面で​[先生の​設定を​する​]を​クリックします。​

2. 先生一括登録/編集/削除機能で異動・退任する先生を削除します。

下記をご確認のうえ、異動・退任する先生を削除します。

• 「先生を一括で登録・編集・削除・パスワード変更する」 > 「削除する先生」

作業が完了したら「年度更新」画面に戻ってください。

【先生】フェーズ2. 着任する先生の新規登録

着任する先生のアカウントの新規登録を実施します。

※着任する先生がいない場合は、この作業をする必要はありません。

1. 先生の​設定画面を​表示します。​

年度更新画面で​[先生の​設定を​する​]を​クリックします。​

2. 先生一括登録/編集/削除機能で着任する先生を新規登録します。

下記をご確認のうえ、着任する先生を新規登録します。

• 「先生を一括で登録・編集・削除・パスワード変更する」 > 「新規登録する先生」

作業が完了したら「年度更新」画面に戻ってください。

以上で年度更新作業は終了です。
ご対応いただいた皆様のご協力に感謝いたします。お疲れ様でした。